6. April 2011

Deutsche Firmen verbrennen Geld durch Fehler beim Dokumenten-Management

Aktuelle Umfrage: Viele Probleme mit digitalen Geschäftsunterlagen /// Dateien werden oft versehentlich gelöscht, Mail-Anhänge lassen sich nicht versenden oder empfangen /// Jedes dritte Unternehmen hat bereits finanziellen Schaden erlitten

Viele deutsche Firmen verlieren durch Fehler beim Umgang mit digitalen Geschäftsunterlagen Geld. Zu diesem Ergebnis kommt eine aktuelle Studie, die das Marktforschungsinstitut GMI im Auftrag der 1&1 Internet AG erhoben hat. Branchenübergreifend wurden für die Untersuchung insgesamt 1052 Beschäftigte aus kleinen und mittelständischen Unternehmen befragt. Jeder Dritte gab an, dass seinem Arbeitgeber schon ein finanzieller Schaden entstanden ist, weil beispielsweise eine wichtige Computerdatei nicht auffindbar war.

Das ungewollte Löschen von Geschäftsunterlagen ist ein Problem in vielen deutschen Unternehmen. Wie die 1&1-Studie jetzt ermittelte, haben fast 44 Prozent der kleinen und mittelständischen Betriebe hierzulande diese Erfahrung bereits gemacht. Am häufigsten betroffen sind die Branchen Auto und Transport sowie Bildung und Erziehung. Auch im Dienstleistungssektor werden Materialien wie Texte oder Statistiken oft versehentlich entfernt. Mehr Sorgfalt zeigen hingegen die Bereiche Gesundheit, Gastronomie und Tourismus. Mehr als ein Drittel der deutschen Firmen sah sich bereits gezwungen, Arbeit zu wiederholen, weil dringend benötigte Dokumente oder Dateien verschwunden waren.

Neben dem unfreiwilligen Verlust von Dateien förderte die 1&1-Umfrage weitere Schwierigkeiten zutage, mit denen sich deutsche Unternehmen konfrontiert sehen: – E-Mails können nicht versendet oder empfangen werden, weil der Dateianhang zu groß ist – Dokumente können nicht geöffnet werden, weil Mitarbeiter unterschiedliche Dateiformate verwenden – Arbeitsaufträge können nicht umgesetzt werden, weil kein Zugriff auf lokal gespeicherte Dateien möglich ist – Präsentationen können nicht fortgesetzt werden, weil während des Termins der Rechner nicht funktioniert – Dateien können nicht gesichert werden, weil der freie Speicherplatz auf einem PC nicht ausreicht.

Die überwiegende Mehrheit der Umfrage-Teilnehmer ist davon überzeugt, dass es für den Erfolg einer Firma wichtig ist, geschäftliche Dateien jederzeit auch von unterwegs aus bearbeiten zu können (70 Prozent) und an einem zentralen Speicherort zu sichern, auf den alle Mitarbeiter bei Bedarf Zugriff haben (84 Prozent). Technisch werden sich diese Anforderungen mit dem neuen Cloud-Software-Konzept lösen lassen. Software und Daten liegen dabei in einem Hochleistungs-Rechenzentrum und lassen sich über eine gesicherte Browser-Verbindung mobil oder im Büro nutzen. Erste Anwendungen dazu sind bereits verfügbar und auch für kleine und mittelständische Unternehmen erschwinglich.

Der Internet-Anbieter 1&1 stellt seinen Homepage-Kunden zum Beispiel ein Online Office als Cloud-Lösung kostenfrei zur Verfügung. Die Browser-basierte Office Suite besteht aus Textverarbeitung, Tabellenkalkulation und Präsentations-Programm. Dokumente, die mit den gängigsten Office-Formaten kompatibel sind, lassen sich erstellen, lesen, ändern und speichern. Dazu gibt es zwei Gigabyte Online-Speicher, und wie beim Cloud-Konzept üblich können weitere Kapazitäten flexibel zugebucht werden.